Salam sejahtera semuanya. Masih dalam tema petualangan BI, bila sebelumnya saya membahas BI FAQ, kali ini saya akan membahas sesuatu yang lain namun masih berkaitan. Pembahasan kali ini adalah salah satu FAQ yang ada, yakni syarat dan fondasi utama implementasi BI.
Seperti yang telah saya tulis secara singkat, syarat utama BI adalah basis data yang kuat dan terintegrasi. Mengapa hal ini penting? Penjelasannya adalah karena BI membutuhkan data sebagai modal. Sekali lagi data bukan file atau informasi.
Seperti yang telah saya tulis secara singkat, syarat utama BI adalah basis data yang kuat dan terintegrasi. Mengapa hal ini penting? Penjelasannya adalah karena BI membutuhkan data sebagai modal. Sekali lagi data bukan file atau informasi.
Apa itu file / arsip?
File adalah kumpulan record / catatan yang saling berhubungan. File juga berarti arsip dalam bahasa Indonesia.
Menurut KBBI =
- Dokumen tertulis (surat, akta, dsb), lisan (pidato, ceramah, dsb), atau bergambar (foto, film, dsb) dari waktu yg lampau, disimpan dimedia tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dsb), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.
- Pembakuan, pengaturan, dan pengawetan yg diperlukan supaya bahan arsip dapat dikenal dan disusun sebagaimana aslinya tanpa ada yg dirusak dan diubah.
Menurut Oxford Dictionaries =
- A folder or box for holding loose papers together and in order for easy reference.
- A collection of information about a particular person or thing.
- Computing a collection of data, programs, etc. stored in a computer’s memory or on a storage device under a single identifying name.
Kesimpulannnya, file / arsip adalah "tempat" yang digunakan untuk "menyimpan" kumpulan "data ataupun informasi" tentang sesuatu yang bertujuan untuk dokumentasi dan "referensi".
Apa itu data? Apa itu informasi?
- Data = Adalah suatu fakta yang bentuknya bisa tulisan, suara, gambar, angka, simbol, dan sebagainya, ataupun informasi yang disimpan kembali sebagai suatu fakta yang mana belum memiliki arti yang jelas.
- Informasi = Adalah data yang telah diproses dan telah memiliki arti yang dapat digunakan untuk tujuan tertentu ataupun pengambilan keputusan.
Silahkan klik disini untuk penjelasan lebih lanjut.
Selanjutnya, apabila tidak ada data :
Empat pertanyaan diatas adalah pertanyaan wajib yang saya selalu tanyakan diawal kepada klien atau user. Berdasarkan pengalaman itulah saya mengklasifikasikan level klien / user melalui jawaban beberapa pertanyaan berikut ini :
Selanjutnya, apabila tidak ada data :
- Apa yang mau dibuat laporan dan dashboardnya?
- Apa yang mau dianalisa?
- Bagaimana mengolah data menjadi informasi tanpa basis data?
- Bagaimana anda memastikan validitas data tersebut?
Empat pertanyaan diatas adalah pertanyaan wajib yang saya selalu tanyakan diawal kepada klien atau user. Berdasarkan pengalaman itulah saya mengklasifikasikan level klien / user melalui jawaban beberapa pertanyaan berikut ini :
Ok lah, anda memiliki data, sekarang : Dimana data anda disimpan? Arsip fotocopy dan tertulis? Ataukah sistem? Ataukah Data Warehouse (Gudang Data)?
Level 1 - Dasar
Sebuah jawaban klasik, yang mungkin sering kita dengar dan memunculkan kembali pertanyaan lainnya:
Oh, tenang kami menyimpan data perusahaan sebagian besar di 'sistem excel' koq, namun ada juga sedikit yang masih berupa tertulis / hardcopy.
Sebuah jawaban klasik, yang mungkin sering kita dengar dan memunculkan kembali pertanyaan lainnya:
Apa itu 'sistem excel'? Apakah excel adalah sistem? Berapa ukuran excelnya?
Sedikit itu subjektif, berapa banyak?
Sedikit itu subjektif, berapa banyak?
Menurut saya microsoft excel bukanlah sebuah sistem ataupun basis data, namun adalah sebuah produk. Produk yang diciptakan oleh Microsoft guna membantu orang untuk mengolahkan data yang sifatnya matematis.
Sedikit menurut tiap orang berbeda, bisa puluhan, ratusan, bahkan bisa ribuan file. Bisa juga dalam satuan Byte, KB, MB, GB atau bahkan TB, dsb. Pengalaman saya ketika berhubungan dengan data hardcopy / tercetak, jumlahnya gak terlalu banyak : bisa belasan sampai puluhan saja untuk master data seperti supplier atau customer, namun yang lebih sulit semuanya itu bisa saja memiliki beberapa versi yang entah mana versi paling valid, bahasa kasarnya adalah berantakan, sedangkan bahasa IT-nya sih tidak terintegrasi. Hahaha.
Berarti yang excel lebih baik donk? Hahaha. Siapa bilang?
Coba bayangkan sebuah file excel berukuran lebih dari 100MB. Sebuah penyiksaan terhadap laptop yang kurang mumpuni untuk membuka file tersebut. Kalau bisa dibukapun tentu butuh waktu dan anda diharuskan menutup program lain yang anda buka. Hehehe.
Oke, kembali ke topik utama : "data". Baik excel maupun hardcopy semuanya mengandung data. Satu hal yang saya berani jamin, bahwa 9 dari 10 data di excel itu tidak terintegrasi. Contohnya adalah penamaan : penamaan cabang perusahaan, penamaan produk, pengkodean wilayah bisnis. Semuanya itu jarang bisa dibatasi khususnya yang bukan berupa sistem dan manual proses seperti excel.
Tidak terintegrasinya data dalam file excel tersebut kembali melahirkan masalah lain, yakni bagaimana menyatukan semuanya sebagai satu kesatuan? Contoh : Buku Bahasa Indonesia dengan Buku Bhs Indonesia. Secara manusia, itu bisa dianggap sebagai satu kesatuan, namun dalam sistem itu dianggap sebagai 2 buku. Itu baru master data, bagaimana dengan transaksinya? Bisakah anda bayangkan? Hahaha.
Bila anda masih memiliki masalah tersebut, sangat bijaksana sekali apabila anda tidak mengimplementasikan BI sebelum anda mengoptimalkan dan membuat sistem aplikasi untuk mendukung bisnis anda. SAP, Oracle, Microsoft Dynamic, atau bahkan Custom .NET adalah solusi yang anda bisa pilih sesuai dengan budget yang anda miliki.
Level 2 - Berkembang
Kami memiliki SAP untuk Finance, AS400 untuk produksi, Access untuk penjualan.
Wah nampaknya yang level ini sudah lebih baik? Ok lah, kita bisa mengskip beberapa pertanyaan seperti dalam level 1, dan fokus pada akhirnya : "Integrasi". Memiliki banyak sistem belum tentu menjadi sebuah keunggulan apabila tidak terintegrasi. Bayangan kasus berikut ini : Di SAP kode produk menggunakan numeric (1, 2, 3, ...) sedangkan di AS400 menggunakan huruf (a, b, c, ...). Jika 1 adalah a, 2 adalah b, maka mungkin bisa banyak membantu, tapi apakah demikian? Belum tentu, dan seumur hidup saya dalam proyek, semuanya tidak pernah sama dan sepasang. Hahaha.
Untuk kasus begini, diperlukan kerja keras extra untuk me-mapping-kan atau menjodohkan semua master data yang ada di semua sistem berjalan. Berapa lama? Jawaban yang tidak pasti. Biasanya setiap sistem dimiliki dan dipakai oleh beberapa divisi. Dengan kasus disini dibutuhkan 1 orang @sistem, itupun kalau mereka mengerti semua data. Masalah baru deh, jarang sekali ada orang yang mengerti semua sekaligus, bahkan System Support sekalipun.
Sistem seperti ini ibarat negara berkembang, masih perlu banyak perbaikan internal yang dilakukan. Apabila kasusnya begini, baik user maupun konsultan wajib bekerjasama untuk menyelesaikan masalah ini, baru kemudian melanjutkan pengembangan BI. Sekali lagi tanpa data yang kuat dan terintegrasi, fondasi BI akan menjadi lemah dan rumit, yang akhirnya mungkin hanya akan menjadi sampah.
Level 3 - Maju
Ada beberapa sistem yang perusahaan kami miliki, SAP, Custom .NET
Application, dan Access. Untuk reporting saat ini kami menggunakan acuan master
data dan transaksi yang berasal dari SAP.
Nampaknya proyek BI ini tidak akan terlalu sulit. Sudah jelas sekali bahwa acuan yang digunakan sudah ada dan jelas. Fondasi untuk BI sudah ada, sehingga kami dari pihak konsultan bisa langsung ke tahap evaluasi dan uji kelayakan untuk pembuatan gudang data / data warehouse. Jangan lupa mengecek kembali juga data-data yang dibutuhkan untuk dashboard dan reportnya nanti.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah level integrasinya. Terintegrasi belum
tentu lengkap, dan lengkap belum tentu terintegrasi. Maksud dari integrasi disini adalah biasanya data plan / target belum dimasukan ke dalam sistem atau database. Sudah pasti bahwa hal yang pertama kali dilihat oleh business user adalah pencapaian KPI terhadap target-nya. Apabila demikian diperlukan pembuatan aplikasi sederhana untuk menyimpan dan mengalirkan data tersebut kedalam gudang data. Setidaknya, apabila dalam level ini, anda akan memiliki start yang baik. Hehe.
Level 4 - Modern
Level 4 - Modern
Pak.. Untuk keperluan reporting saat ini, kami memiliki gudang
data atau Data Warehouse yang sumber datanya diambil dari DB dari ERP System yang kami miliki. Hanya saja kami rasa reporting dan analisa saat ini kurang akurat, efisien dan maksimal.
Saya akan sangat
terharu sekali jika ketika pihak client ada yang menjawab kurang lebih
bermakna sama dengan kalimat dari saya diatas. Hahaha. Kesimpulan yang bisa dihasilkan dari jawaban user seperti itu adalah : modal data dan tempatnya (basis data) sudah bukan lagi menjadi halangan untuk implementasi dan pastinya klien membutuhkan solusi untuk membantu mereka dan tentunya business user untuk menganalisa dan menghasilkan report yang lebih akurat, cepat dan atraktif. Perlu menjadi catatan bahwa gudang data /DW yang telah ada / dimiliki klien tersebut tetap perlu dievaluasi. Selain product BI itu sendiri, desain serta struktur DW menentukan performa dan kecepatan dari proses memasak / query data.
Sampai dengan saat ini saya jarang menemukan client yang demikian. Ada juga kasusnya mereka telah memiliki product BI lainnya namun klien menginginkan tools / product yang lebih hebat daripada yang telah mereka miliki. Benchmarking product sangatlah diperlukan untuk memastikan solusi yang dibawakan oleh konsultan apakah sesuai dengan spesifikasi dan kebutuhan dari klien tersebut atau tidak. Jangan sampai dari pihak konsultan menawarkan sesuatu yang tidak dapat memenuhi ekspetasi atau malah lebih jelek daripada sesuatu yang telah ada saat ini.
Sampai dengan saat ini saya jarang menemukan client yang demikian. Ada juga kasusnya mereka telah memiliki product BI lainnya namun klien menginginkan tools / product yang lebih hebat daripada yang telah mereka miliki. Benchmarking product sangatlah diperlukan untuk memastikan solusi yang dibawakan oleh konsultan apakah sesuai dengan spesifikasi dan kebutuhan dari klien tersebut atau tidak. Jangan sampai dari pihak konsultan menawarkan sesuatu yang tidak dapat memenuhi ekspetasi atau malah lebih jelek daripada sesuatu yang telah ada saat ini.
...
Akhir kata, saya hanya akan mengulang bahwa fondasi dari Business Intelligence adalah basis data yang kuat dan terintegrasi. Ini adalah sesuatu yang sifatnya mutlak dan harus dimiliki sebelum mengimplementasikan product BI. Kuat dan integrasinya data akan membuat informasi yang dihasilkan semakin variatif, atraktif dan inspiratif, bukan sekedar gossip yang diragukan validitasnya. Selain itu, untuk kasus level no4, pengetahuan akan product BI akan menjadi suatu kebutuhan yang tidak dapat dihindarkan. Terakhir, selalu saya sampaikan bahwa semua yang saya tulis dalam blog ini sifatnya adalah pendapat, berlandaskan pengalaman pribadi. Apabila ada kekurangan dan kesalahan, saya meminta maaf dengan setulus - tulusnya dan dipersilahkan memberikan feedback atas setiap tulisan yang saya buat. Terima kasih.
